Jumat, 18 April 2014

Organisasi Perusahaan

Untuk mengarahkan dan menggerakkan tim kerja dalam organisasi atau perusahaan,pimpinan perusahaan harus menerapkan fungsi manajemen untuk mencaoai tujuan yang telah ditetapkan.

Diantara para ahli manajemen terdapat perbedaan tentang fungsi manajemen. Walaupun demikian terdapat bagian-bagian dari fungsi manajemen yang sama sebgai berikut :

1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan berarti menetapkan tujuan dan cara baik untuk mencapainya. Perencanaaan merupaka kegiatan yang sngat penting dilakukan sebelum kegiatan dimulai karna tanpa perencanaan yang baik, mustahil suatu tujuan dapat dicapai dengan baik. Dengan rencana, bukan saja tujuan yang dapat dicapai, namun membantu menghindari penyelewengan tujuan.

Sebuah rencana dapat dibedakan menjadi tiga bentuk, yaitu rencana jangka panjang, rencana jangka menengah, dan rencana jangka pendek.

a. Rencana Jangka Panjang
suatu rencana jangka panjang biasanya berkisar untuk lima tahun mendatang atau lebih, atau mungkin beberapa dekade. Rentang waktu perencanaan tiap organisasi bisa bervariasi. Meskipun telah membuat rencana jangka panjang, rencana tersebut harus tetap dipantau untuk melihat kesesuaian dengan situasi yang ada. Yang membuat rencana jangka panjang adalah manajer puncak.

b. Rencana jangka Menengah
Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun. Dalam organisasi, pihak yang membuat rencana jangka menengah adalah manajer tingkat menengah dan manajer lini pertama. Yang termasuk rencana jangka menengah biasanya adalah rencana untuk meningkatkan produktivitas organisasi, rencana memperlebar pasar, dan sebagainya.

c. Rencana Jangka Pendek
Rencana jangka pendek memiliki kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana ini sangat mempengaruhi aktivitas sehari-hari manajer. Sebagai contoh, bagaimana cara mengganti mesin yang rusak dengan cepat atau bagaimana mengganti bahan baku yang habis, bagaimana mencari tenaga bantuan dan lain-lain.

Dalam lingkup organisasi yang lebih besar, untuk menyusun rencana, kita tidak sekedar membaginya dalam rencana jangka pendek, rencana jangka menengah, dan rencana jangka panjang. Kita perlu membuat rencana yang lebih terperinci lagi dengan menggunakan bantuan :

5W + 1H
What = Apa yang akan dikerjakan?
When = Kapan dilaksanakan?
Who = Siapa yang melaksanakan?
Where = Dimana pekerjaan dilakukan?
Why = Mengapa pekerjan dilakukan?
How = Bagaimana cara melakukan kegiatan tesebut?

2. Pengorganisasian (Organizing)
Setelah menetapkan tujuan dan mengembnagkan rencana, tahap selanjutnya adalah mengorganisasikan orang-orang dan sumber daya lainnya untuk melaksanakan rencana. Seorang manajer harus bisa mengidentifikasi sumber-sumber daya yang ia miliki dan mengolahnya dengan baik sehingga bisa dipakai untuk melaksanakan rencana.

Pengorganisasian meliputi pengklasifikasian dan pembagian pekerjaan melalui cara-cara sebagai berikut :

a. Menentukan aktivitas kerja yang perlu dikerjakan secara spesifik untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Membagi tugas-tugas tertentu menurut urutan atau struktur yang masuk akal.
c. Memberikan tugas tersebut pada orang atau bagian yang tepat.

3. Pengarahan atau Kepemimpinan (Leading/Directing)
Fungsi dasar manajerial yang ketiga adalah pengarahan atau kepemimpinan. Ada anggapa bahwa sebenarnya pemimpin dengan manajer itu sama. Padahal, keduanya merupakan dua hal yang berbeda. Seorang pemimpin dapat memimpin kelompok yang tidak teroganisir, namun manajer berada pada sebuah struktur teroganisir yang menciptakan berbagai macam peran.

Beberapa orang menganggap bahwa kepemimpinan adalah hal yang paling penting dan paling menantang dari semua fungsi manajerial yang ada. Kemampuan untuk memimpin secara efektif merupakan kunci untuk menjadi manajer yang efektif.

Esensi kepemimpinan adalah ketaatan. Dengan kata lain, kemauan seseorang untuk mengikuti kita menjadikan kita seorang pemimpin. Lebih jauh lagi, orang cenderung mengikuti mereka yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan sendiri.

Kepemimpinan dapat diterjemahkan sebagai proses memengaruhi orang sehingga mereka mau bekerja keras dengan penuh semangat untuk mencapai tujuan kelompok. Seorang manajer harus bisa membujuk dan mengarahkan anak buahnya supaya mau bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Dengan kepemimipinan yang tepat, seorang manajer harus membantu karyawannya bekerja sebaik mungkin.

Ada empat kemampuan yang dibutuhkan dalam masalah kepemimpinan, yaitu sebgai berikut :

a. Kemampuan untuk menggunakan kekuasaan secara efektif dan penuh dengan rasa tanggung jawab.
b. Kemamapuan untuk memahami bahwa setiap manusia memiliki berbagai pendorong motivasi pada setiap waktu dan situasi berbeda.
c. Kemampuan untuk memberi inspirasi.
d. Kemampuan untuk menciptakan situasi yang kondusif bagi peningkatan motivasi.

Cara yang digunakan seorang pemimpin untuk menggunakan kekuatan yang tersedia guna memimpin yang lain disebut gaya kepemimpinan. Ada banyak gaya kepemimpinan yang digunakan sepanjang sejarah, mulai dari memaksa, mengancam, membujuk, meminta, menyogok, hingga memohon. Meskipun demikian, pada dasarnya gaya kepemimpinan tersebut berkisar antara otoriter hingga free reign.

a. Kepemimipinan Otoriter
pemimpin yang otoriter mempbuat keputusan sendiri tanpa konsultasi dengan pihak lain. Setelah membuat keputusan, mereka mengomunikasikan keputusan itu terhadap bawaha mereka dan menyuruh bawahan mereka untuk menjalankan keputusan itu tanpa ada penolakan.

b. Kepemimpinan Demokratis
pemimpin yang demokratis tidak sekedar membuat keputusan. Mereka akan melibatkan anak buahnya dalam mengambil keputusan, terutama apabila keputusan itu menyangkut permasalahan yang dihadapi anak buahnya. Apabila ada ide atau saran dari anak buahnya, pemimpin yang demokratis akan mendengarkan saran dan ide tersebut.

c. Kepemimpinan Free Reign
pemimpin yang bergaya free reign akan menggunakan sedikit kekuasaan dan akan memberikan kebebasan yang tinggi pada bawahannya untuk melakukan tugas mereka. Dengan demikian sebagian besar keputusan diambil oleh anak buahnya. Pemimpin semacam ini sangat tergantung pada anak buahnya dalam membuat tujuan mereka sendiri dan usaha dalam mencapai tujuan itu sendiri. Mereka menganggap peran mereka sebagai pembantu usaha anak buahnya dengan cara memberikan informasi dan menciptakan lingkungan yang baik. Kepemimpina semacam ini disebut juga laissez faire yang berasal dari bahasa perancis yang berarti “biarkan mereka sendiri”.

4. Pengawasan (Controlling)
Tahap terakhir dari fungsi manajemen adalah pengawasan. Pengawasan dapat diartikan suatu proses unutk menetapkan apakah pekerjaan sudah dilaksanakan, menilai, dan mengoreksi supaya pekerjaan sesuai rencana.

Ketika sebuah organisasi bergerak mencapai tujuan, seorang manajer harus memonitor agar organisasi itu benar-benar bekerja untuk mencapai tujuan. Pengawasan dilakukan terhadap suatu kegiatan untuk mengantisipasi sedini mungkin kegiatan yang kurang sesuai dengan tujuan yang diharapkan dan mengurangi kesalahan yang akan terjadi.

Bentuk pengawasan dapat dilakukan melalui pengawasan langsung dan dapat juga secara administrasi. Empat langkah dasar dalam pengawasan, yaitu sebagai berikut :

a. menentukan Standar
Standar, secara sederhana, berarti kriteria performa. Standar merupakan poin-poin tertentu dalam perencanaan yang mengukur performa seseorang sehingga seorang manajer dapat membuat patokan apakah perencanaanya sudah berjalan dengan baik, tanpa harus memperhatikan setiap langkah pelaksanaan rencana itu sendiri.

b. Memonitor Kerja
setelah menentukan standar, manajer dapat memonitor kerja bawahannya. Memonitor pekerjaan tidak harus dilakukan setiap saat. Terkadang, manajer memonitor pada saat-saat yang dianggap penting saja.

c. Membandingkan Hasil kerja Dengan Standar kerja Yang telah Dibuat Untuk Menentukan Adanya Penyimpangan
Setelah momonitor kerja, seorang manajer dapat membandingkan bagaimana hasil kerja bawahannya dengan standar yang dibuatnya.

d. Apabila Terjadi Penyimpangan, Manajer Harus menentukan Penyebabnya dan Memperbaikinya
Koreksi terhadap penyimpangan merupakan poin, yaitu pengawsan dapat dilihat sebagai bagian dari manajemen dan dapat berhubungan dengan fungsi manajemen yang lain. Manajer dapat mengoreksi penyimpangan dengan melihat kembali rencana mereka atau memperbaiki tujuan mereka. Manajer juga dapat mengoreksi kesalahan dengan melihat kembali fungsi di organisasi, atau megoreksi diri sendiri.

(source : anggota IKAPI no. 105/JTE/06)

0 komentar:

Posting Komentar